Riksdagsbiblioteket på Facebook – Policys och riktlinjer för ett myndighetsbibliotek

Hur många vet att Riksdagsbiblioteket är öppet för alla? Alldeles för få! Därför har vi på olika sätt försökt marknadsföra oss. Hösten 2009 satte vi in en annons i tidningen Metro. Annonsen kostade nästan 16 000 kr, men man hade ingen möjlighet att önska var i tidningen den skulle ligga. När annonsen väl trycktes hamnade den bland sportsidorna. Annonsen i sig var det inget fel på men det kanske inte är just på sportsidorna som Riksdagsbiblioteket ska marknadsföra sig? Det måste finnas bättre sätt att marknadsföra sig på.

Det var i det sammanhanget som vi först började fundera kring sociala medier och då främst Facebook. Idag finns ett stort antal bibliotek, myndigheter och organisationer på Facebook. Eftersom Riksdagsbiblioteket är ett myndighetsbibliotek är det dock inte bara att kasta sig in och vräka ur sig inlägg. Det hela måste ske dels utifrån att vi representerar en myndighet, dels utifrån att vi kommunicerar inom ett forum där ett strikt myndighetsspråk inte passar. Hittills har det saknats tydliga riktlinjer och många har därmed skapat sina egna förhållningssätt. Sedan en tid finns dock e-delegationens riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier, vilket kommer att vara till stor hjälp.

Hur ser då riktlinjerna ut och hur kan de fungera i praktiken? På e-delegationens webbplats finns en bra sammanställning där den första punkten lyder: ”Gå igenom på vilket sätt sociala medier kan bidra till att nå myndighetens mål och möta användarnas förväntningar och behov.” Konkret betyder det för Riksdagsbiblioteket dels ett sätt att marknadsföra oss samt visa för allmänheten att vi har öppet för alla, dels ett sätt att skapa nyfikenhet kring vår verksamhet. Här ger exempelvis Facebook en enorm möjlighet att visa på vår bredd genom att lägga ut statusar om allt från att vi lånar ut böcker, erbjuder grupprum, trådlöst nätverk, databaser och att vem som helst genom riksdagstrycket har tillgång till allt som sagts och gjorts i riksdagen från alla tider. Skillnaden mellan att informera om detta på en vanlig webbplats och Facebook är att användaren aktivt måste gå in på webbplatsen för att kunna ta del av informationen, medan användaren i Facebook har samlat flöden från exempelvis vänner och organisationer vilket man sedan får serverat när man loggar in. Via Facebook får användaren också informationen i små portioner lite då och då, vilket i dagens mediebrus visat sig som framgångsrikt komplement till exempelvis långa informationstexter på webbsidor.

Vidare fortsätter riktlinjerna med att man bör granska avtalet och sätta upp interna regler. Här är det förstås viktigt att man är medveten om att man ingått ett avtal med exempelvis en utländsk aktör som har sina egna intressen med att fånga upp användare. Rätten till bilder kan plötsligt övergå i aktörens ägo beroende på vad det står i avtalet. Riksdagsbiblioteket lägger därför endast ut bilder som vi tagit själva i syfte att lägga ut på Facebook. Vad gäller interna regler är det lämpligt att man samlar riktlinjerna i ett dokument där man noga gått igenom syfte, rutiner och förhållningssätt. Allt från hur man bevakar inlägg och kommentarer till vilken information och i vilket syfte bör vara med. Naturligtvis bör man informera användaren om att man förbehåller sig rätten att ta bort olämpliga inlägg. Besök gärna vår facebooksida och klicka er in på ”information” för att se hur vi löst detta.

Enligt e-delegationen ska användaren känna sig säker på att det är myndigheten som uttalar sig och inte enskilda anställda. Här har vi själva varit noga med att enbart uttala oss i Riksdagsbibliotekets namn. Därmed begränsas också budskapet i inläggen till att innehålla information om vår service eller aktuella evenemang på biblioteket.

E-delegationen skriver fortsättningsvis att ”de inlägg som myndigheten gör i sociala medier och som utomstående gör i dialog med myndigheten blir allmänna handlingar.” Inlägg ska därför arkiveras och kunna lämnas ut i fall allmänheten kräver det. På Riksdagsbiblioteket arkiverar vi vår verksamhet på Facebook med hjälp av verktyget SnagIt, ett sorts bildverktyg, vilket innebär att vi får autentiska dokument. Hittills har vi valt att spara allt, men möjlighet till gallring finns då e-delegationen i sina riktlinjer påpekar att ”Allmänna handlingar som har ringa eller tillfällig betydelse för myndighetens verksamhet kan normalt gallras om myndigheten har ett gallringsbeslut som omfattar sociala medier.” Riksdagens arkiv har i detta fall hjälpt oss att ta fram ett s.k. gallringsbeslut med riktlinjer för arkivering och gallring för sociala medier.

Avslutningsvis har vår erfarenhet av att finnas på Facebook varit god. Genom våra statusar har vi bevisligen lyckats upplysa redan aktiva besökare om tjänster de inte kände till. Det är viktigt att påpeka att Facebook inte ersätter något annat utan att det är en ny kanal och ett komplement till redan befintliga kanaler. Sociala medier ger dessutom inte bara möjlighet till att informera utan genom dess interaktivitet också möjlighet till direkt respons och kommunikation med användaren. Spridningseffekten är också så mycket större genom mediets karaktär och syfte att dela med sig av information och att dessutom få möjlighet till en dialog med intresserade användare vilket kan leda till ny insikt om hur tjänsterna bör utvecklas framöver. Alla vet också att nöjda användare och kunder är de bästa marknadsförarna, att få dem att rekommendera en tjänst till sina nätverk ger en helt annan genomslagskraft än om man själv gör det. Med hjälp av e-delegationens riktlinjer samt erfarenhetsutbyte med andra bibliotek och myndigheter hoppas vi att fler vågar sig ut i de sociala medierna för att sprida information och möta nya och gamla användare.

//Niklas Bergmark, Riksdagsbiblioteket

E-delegationens riktlinjer

Riksdagsbibliotekets facebooksida

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s